Mindkét fiók típus esetén lehetőség van saját eszközről emailek küldésére és fogadására. Viszont amíg a POP3 esetén csak a bejövő emailek tárolódnak a szervereinken, általában csak addig, amíg a kliens gép letölti őket, addig az IMAP esetén a levelek és a létrehozott mappák is a szerveren tárolódnak. Az IMAP esetén tehát ha több eszközről használjuk ugyanazt a fiókot, akkor (megfelelő beállítások mellett) a mappák minden eszközön látszanak, az egyik gépről küldött, vagy épp egy másik mappába áthelyezett emailek a másik eszközön is láthatóvá válnak, illetve akár a webes felületről egy böngészőből is elérhetőek a teljes levelezés. Pop3 vagy imp.free. Látszólag tehát az IMAP szinte mindenben többet tud. Vannak azonban hátrányai is. Mivel nyilvánvalóan nagyobb a tárolási és erőforrás igénye, ezért a szolgáltatás költsége is magasabb. Fontos, hogy mivel a kliens nem csak egyszer letölti a levelet és mindent helyben használ, hanem folyamatosan kommunikál, ezért a mappák használata hosszadalmasabb lesz, lassú internet kapcsolat esetén ez akár lényeges lassulás is lehet.
Szintén gyakori kérdés, hogy a fenti 2 protokoll közül melyiket és hogyan érdemes használni a levelezéshez. A kettő közötti lényeges különbség abban rejlik, ahogyan a leveleket kezelik. Lényegében létrehozható mindkét esetben a felhasználó számára a másik módszerhez hasonló működés. Mi a különbség a POP3 és az IMAP között - röviden, érthetően. Alapbeállítás szerint azonban célszerű olyan módon választani közülük, hogy az a használat szempontjából a lehető legegyszerűbb és legkényelmesebb legyen. Lássuk a főbb dolgokat, valamint az előnyöket és hátrányokat röviden: POP3: Alap portszáma: 110 Általában letölti a leveleket a szerverről, majd letörli őket onnan. (Persze beállítható a törlés elhagyása is! ) Előnyei: Offline is olvashatók a levelek minden esetben A helyben lévő keresés gyorsabb, mint a szerveren való Hátrányai: Csak azon az eszközön elérhetők a levelek, ahova leszedtük őket. Csak azon az egy gépen elérhető az elküldött levelek, piszkozatok és a törölt levelek mappa is Ha sok levelünk van (akár több 10. 000), akkor a kliensek instabillá válhatnak Mikor célszerű használni: Rosszabb minőségű netkapcsolat esetén Ha mi szeretnénk kezelni, rendszerezni és szűrni a leveleket a saját gépünkön IMAP: Alap portszáma: 143 SSL kapcsolattal a 993-as portot használja Általában arra használatos, hogy a helyi gépen lévő, illetve a szerveren megtalálható leveleket szinkronban tartsa.
A levelezési archívum szinkronizálva lesz, és a kiszolgáló tárolja azt az összes csatlakoztatott eszköz számára. Az elküldött és fogadott e-maileket a rendszer a kiszolgálón tárolja, amíg a felhasználó véglegesen nem törli őket. További segítségre van szüksége?